保険代理店の経営管理は、なぜExcelから抜け出せないのか

管理業務のシステム化が進んでいる

近年、保険代理店向けシステムの対象領域は、顧客・契約管理にとどまらず、募集人の資格や研修、業務情報の管理にも広がっています。2026年10月には、担当者コード・資格・保険会社の連絡先・試験申込状況を一元管理するクラウドサービスが登場しました。

こうした動きは、これまで個々の担当者の工夫によって維持されてきた管理業務を、組織として担う仕組みに変える契機となり得ます。それ自体は歓迎すべきことです。

ただ、選択肢が増えた今だからこそ、経営者が問うべきことがあります。なぜ自社の管理業務は、これまでExcelから抜け出せなかったのか。

なぜExcelから抜け出せないのか

理由は三つあると考えます。

第一に、管理対象が代理店に固有だからです。乗合代理店では、一人の募集人に保険会社ごとのコードが付き、保険会社ごとに連絡窓口も手続も異なります。汎用の人事システムやスキル管理ツールには、こうした情報を入れる場所がありません。結果として、自由に列を足せるExcelが最も使いやすい道具になります。

第二に、管理業務が「誰かの仕事」として定義されていないからです。代理店によっては、管理業務は誰かが本来業務の合間に担っています。担当者は善意と工夫で管理表を作り、自分が使いやすいように育てていきます。その管理表は、会社の仕組みではなく、その人の仕事の道具になります。

第三に、管理業務の価値が、経営上の投資対象として認識されにくいからです。営業支援システムであれば、生産性の向上や売上拡大との関係を説明しやすいでしょう。一方、資格管理や届出管理は、問題が起きないことが成果となる業務です。管理担当者が日々の工夫で何とか対応できている限り、経営者にとって優先順位は上がりにくくなります。その結果、管理業務の負荷やリスクが見えないまま、Excelによる運用が続きます。

問題はExcelではなく、属人性にある

Excelそのものが悪いわけではありません。問題は、管理表の中身ではなく、管理の判断が担当者個人の頭の中にあることです。

管理担当者が退職したとき、引き継げないのは表ではありません。表はファイルとして残ります。残らないのは、たとえば次のような知識です。

• なぜこの列があり、どの保険会社のどの手続に対応しているのか
• 更新期限が近づいたとき、誰に、いつ、どう声をかけていたのか
• 異動や退職のとき、どの保険会社に何を届け出ていたのか
• 表に載っていない例外を、どう処理していたのか

つまり、属人的な管理とは「表が個人のもの」なのではなく、「判断と手順が個人のもの」である状態です。この状態のままシステムを入れても、入力先がExcelからクラウドに変わるだけで、属人性は残ります。

具体例で考えてみます。資格の更新期限をシステムが通知したのに、募集人が更新手続をしなかったとします。そのとき、組織は次のことを決めておかなければなりません。

• 本人に再通知するのか、所属長に報告するのか
• その判断を誰が行うのか
• 経営者は、どの段階で報告を受けるのか

これは単なる業務手順ではありません。業務上のリスクに対して、組織がどう判断し、どう対応するかという、経営管理の設計そのものです。そして、こうした判断が明文化されず、管理担当者の経験や判断に委ねられている代理店も少なくないと考えられます。

システムが解決すること、しないこと

システムが得意なのは、情報を正しく保管し、期限を知らせ、権限を管理することです。一方、何を管理し、誰が責任を負うかは、システムは決めてくれません。

システムを導入すると、「通知は届くが誰も動かない」「データはあるが誰も見ない」という状態になりがちです。システムで管理することと、経営管理が機能することは別のことです。

経営者への5つの問い

システムを検討する前に、次の5つの問いに答えられるかを確かめてください。一つでも答えに詰まるなら、先に取り組むべきはシステム選びではなく、管理の設計です。

• 募集人管理の責任者は誰と決まっていますか。
• その責任者が明日退職しても、翌週から同じ水準で管理を続けられますか。
• 資格の期限切れや届出漏れが起きたとき、誰が、何をするかが決まっていますか。
• 募集人管理の状況は、経営会議に定期的に報告されていますか。
• 管理が実際に機能しているかを、管理担当者以外の誰かが確認していますか。

関連コラム：システム導入の前に経営が決めるべきことについては「比較推奨販売対応は「募集モデル」の再設計である」を、募集人管理が特定の個人に届かなくなる構造については「トップ営業を、会社は監督できているか」をご覧ください。

よくある質問

専用システムを導入すれば、属人的な管理は解消されますか

解消されるとは限りません。システムが引き受けるのは、情報の保管、期限の通知、権限の管理といった部分です。通知を受けた後に誰が何をするか、例外をどう扱うか、経営に何を報告するかが決まっていなければ、入力先がExcelからクラウドに変わるだけで、判断は引き続き担当者個人に残ります。

当面はExcelのまま続けても問題ありませんか

問題の所在はツールではありませんので、管理責任者が決まり、判断の基準と手順が文書になっていれば、Excelでも管理は機能します。ただし、複数名での同時更新、変更履歴の保存、閲覧・編集権限の管理はExcelでは限界があります。募集人の人数や拠点数が増えてきた段階で、専用システムへの移行を検討するのが現実的です。

何から始めればよいですか

まず、募集人管理の責任者を決めることをおすすめします。そのうえで、いま使っている管理表の列を一つずつ見て、「なぜこの列があるのか」「期限が近づいたら誰が何をするのか」「例外はどう扱っているのか」を担当者に聞き取り、書き出してください。この作業そのものが、システムを選ぶ前に経営が決めるべきことの一覧になります。

まとめ——KIBANからの提言

比較推奨への対応でも、募集人管理でも、構造は同じです。システムは管理を「支える」ものであって、管理を「設計する」ものではありません。順序を逆にすると、高機能なシステムが、属人的な管理をそのまま電子化するだけに終わります。システム化の機会を生かせるかどうかは、システムの性能ではなく、導入前に経営が何を決めたかで決まります。

まず、何を管理し、誰が責任を持ち、異常時にどう動き、経営に何を報告するかを決める。そのうえで、自社に合った道具を選ぶ。

保険代理店が目指すべきなのは、Excelから抜け出すことではありません。特定の担当者がいなければ回らない管理業務を、誰が担当しても一定の品質で機能する組織の仕組みに変えることです。Excelを使い続けるか、専用システムを導入するかは、その後の選択です。

KIBANは、保険代理店の「外部経営管理本部」として、募集人管理をはじめとする経営管理の設計を経営者とともに考えています。個別のシステムの選定や導入の実務は、各ベンダーと連携して進めます。

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